"직원이 금방 나갈 줄 알았는데, 근로계약서를 안 썼더니 신고를 당했습니다." 근로계약서 미작성은 단순한 서류 누락이 아니라 형사처벌·과태료·분쟁 패소로 이어지는 복합적 법적 리스크입니다. 이 글에서는 근로기준법 조항과 실무 사례를 바탕으로, 사용자가 근로계약서를 작성하지 않으면 구체적으로 어떤 불이익을 받는지 하나씩 짚어봅니다.
📅 최종 업데이트: 2026년 3월- 정규직 근로계약서 미작성 시 사용자에게 500만 원 이하 벌금(형사처벌, 전과 기록)
- 기간제·단시간 근로자의 경우 500만 원 이하 과태료(행정제재)
- 근로계약서 미작성 신고는 반의사불벌죄가 아니어서 신고 후 취하 불가
- 분쟁 시 사용자가 근로조건 입증에 극히 불리해져 연쇄적 손해 발생
근로계약서, 누가 써야 하는 걸까요?
서면 교부 의무는 누구의 책임인가
근로계약서의 서면 작성 및 교부 의무는 전적으로 사용자(사업주)에게 있습니다. 근로기준법 제17조 제2항은 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 사항이 명시된 서면을 근로자에게 교부하도록 규정하고 있습니다.
여기서 '교부'란 작성만 해놓는 것이 아니라, 근로자에게 실제로 한 부를 건네야 한다는 뜻이에요. 서면을 작성하고도 사업주가 보관만 하고 근로자에게 주지 않았다면, 이것 역시 법 위반에 해당합니다.
근로자가 "안 써도 된다"고 말했다거나 "계약서 작성을 거부했다"는 사유도 면책이 되지 않습니다. 서면 교부는 사용자의 강행 의무이기 때문입니다. 물론 근로자의 거부 사실이 인정되면 양형에 참작될 수는 있지만, 법 위반 자체가 사라지지는 않아요.
반드시 기재해야 하는 항목은 무엇인가
근로계약서에 기재해야 할 항목은 근로기준법 제17조 제1항에 명시되어 있습니다. 이 중 임금 관련 세부사항과 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가는 반드시 서면으로 교부해야 하는 필수 서면명시 사항입니다. 나머지 항목은 구두 명시도 허용되지만, 서면으로 함께 기재하는 것이 분쟁 예방에 유리합니다.
| 구분 | 기재 항목 | 서면 교부 필수 |
|---|---|---|
| 임금 | 임금 구성항목 (기본급, 수당, 상여금 등) | ⭕ |
| 임금 계산방법 | ⭕ | |
| 임금 지급방법 (계좌이체, 현금 등) | ⭕ | |
| 근로시간 | 소정근로시간 | ⭕ |
| 휴일 | 주휴일, 공휴일 적용 여부 | ⭕ |
| 휴가 | 연차유급휴가 | ⭕ |
| 취업장소·업무 | 취업 장소와 종사 업무 | △ (명시 의무, 서면 교부는 선택) |
| 취업규칙 | 취업규칙의 필수적 기재사항 | △ |
기간제·단시간 근로자의 경우에는 기간제법 제17조에 따라 근로계약기간, 근로일 및 근로일별 근로시간까지 추가로 서면 명시해야 합니다. 항목 하나라도 빠지면 처벌 대상이 될 수 있으니, "대충 몇 줄 적으면 되겠지"라는 생각은 위험합니다.
같은 미작성인데 처벌이 다르다고요?
벌금 vs 과태료, 근로자 유형별 처벌 차이
근로계약서 미작성에 대한 처벌은 근로자의 고용 형태에 따라 성격이 달라집니다. 정규직(통상 근로자)이면 형사처벌인 벌금, 기간제·단시간 근로자이면 행정제재인 과태료가 부과됩니다.
| 항목 | 정규직 (통상 근로자) | 기간제·단시간 근로자 |
|---|---|---|
| 적용 법률 | 근로기준법 제114조 제1호 | 기간제법 제24조 제2항 |
| 제재 유형 | 벌금 (형사처벌) | 과태료 (행정제재) |
| 금액 | 500만 원 이하 | 500만 원 이하 |
| 전과 기록 | ⭕ 남음 | ❌ 안 남음 |
| 실무상 통상 금액 | 1인당 약 30~50만 원 수준 | 약 240만 원 수준 |
삼일아이닷컴 분석에 따르면, 실무적으로 정규직 근로계약서 미작성에 대해서는 1인당 약 50만 원의 벌금형이 부과되는 경우가 일반적이라고 합니다. 금액 자체는 크지 않아 보이지만, 직원 수가 여러 명이면 합산되고 무엇보다 전과 기록이 남는다는 점이 핵심적인 리스크입니다.
벌금도 전과인가? 형사처벌의 실제 무게
벌금형은 과태료와 달리 형사처벌입니다. 형법상 벌금을 선고받으면 전과 기록이 남게 됩니다. 많은 소규모 사업주가 "50만 원 벌금이면 별거 아니지"라고 생각하지만, 전과가 생기면 향후 사업 입찰, 공직 진출, 각종 허가·인가 신청 시 불이익을 받을 수 있어요.
또한 과거 동일 위반 전력이 있으면 재범으로 분류되어 더 높은 벌금이 부과될 수 있습니다. "한 번 내고 말지"라는 안일한 태도가 반복되면, 벌금 수준이 올라가는 건 물론이고 근로감독 대상 사업장으로 지정될 가능성도 커지거든요.
벌금형은 약식명령(서면 재판)으로 진행되는 경우가 많아 사업주가 "재판도 안 받았는데 전과?"라고 당황하는 사례가 실무에서 보고됩니다. 약식명령도 형사 판결이므로 정식 재판과 동일하게 전과 기록이 생깁니다.
사용자 입장에서 가장 놀라는 부분이 바로 이겁니다.
신고하면 취하가 안 된다 — 반의사불벌죄 미적용
근로계약서 미작성 신고는 반의사불벌죄에 해당하지 않습니다. 반의사불벌죄란 피해자가 처벌을 원하지 않으면 처벌할 수 없는 범죄를 뜻하는데, 임금체불(근로기준법 제109조 제2항)은 여기에 해당하지만 근로계약서 미교부는 해당하지 않습니다.
무슨 뜻이냐면, 근로자가 신고한 후에 사용자와 합의하여 "신고를 철회하겠다"고 해도 법적으로 취하가 불가능하다는 겁니다. 고용노동부 고객센터(1350) 공식 답변에서도 "근로계약서 미작성은 반의사불벌죄에 해당하지 않으므로 취소가 가능하지 않을 것으로 사료됩니다"라고 안내하고 있어요.
실무적으로는 일부 근로감독관이 양측 합의를 참고해 수사 과정에서 정상참작하기도 하지만, 원칙적으로 범죄인지가 된 사건은 직권으로 검찰에 송치될 수 있습니다. 사업주 입장에서는 "나중에 합의하면 되겠지"라는 기대가 통하지 않는 영역인 거예요.
임금체불은 반의사불벌죄이므로 근로자가 처벌 의사를 철회하면 사건이 종결될 수 있습니다. 하지만 근로계약서 미작성은 그렇지 않습니다. 같은 사업장에서 임금체불과 근로계약서 미작성이 동시에 발생한 경우, 임금체불은 합의로 해결되더라도 근로계약서 미작성 건은 별도로 처리가 진행됩니다.
분쟁 시 사용자가 불리해지는 구조는 어떻게 되나
근로계약서 미작성의 가장 치명적인 불이익은 벌금이 아니라 분쟁에서의 입증 불리입니다. 노동 분쟁에서 근로조건에 대한 입증책임은 기본적으로 사용자가 지게 되는데, 근로계약서가 없으면 사용자 측에서 "합의된 임금은 이 금액이었다", "근로시간은 이렇게 정했다"를 증명할 수단이 사라지거든요.
노무법인 익선의 해설에 따르면, "근로계약서를 작성하지 않으면 노동분쟁 발생 시 여러 근로조건 등을 입증하기 어려워 난처한 상황이 발생"하며 "모든 손해를 사업주가 일방적으로 부담하는 결과"로 이어질 수 있다고 합니다. 구체적으로 어떤 상황이 펼쳐지는지 살펴보면 이렇습니다.
임금 분쟁: 근로자가 "월 300만 원으로 합의했다"고 주장하고, 사용자가 "250만 원이었다"고 주장할 때 근로계약서가 없으면 사용자의 입장을 뒷받침할 서면 증거가 없습니다. 급여 이체 내역이 있더라도, 그 금액이 합의된 전액인지 일부인지를 구분할 근거가 약해져요.
근로시간 분쟁: 연장근로수당 분쟁에서 소정근로시간이 명시되지 않으면, 근로자가 주장하는 근로시간을 사용자가 반박하기 어렵습니다. 포괄임금제를 적용했다고 주장하더라도, 서면 합의 없는 포괄임금 약정은 대법원 판례상 무효가 될 가능성이 높습니다.
해고 분쟁: 근로계약서가 없는 상태에서 근로관계가 종료되면, 사용자가 "기간 만료"나 "자진 퇴사"를 주장하기 어려워집니다. 계약 기간 자체를 증명할 서류가 없으니까요. 이런 경우 노동위원회에서 부당해고로 판정받을 위험이 커집니다.
작성했어도 안심할 수 없는 또 하나의 의무가 있습니다.
작성만이 아니다 — 3년 보존의무와 추가 과태료
근로기준법 제42조에 따르면, 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존해야 합니다. 보존 기산일은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터입니다. 2025년 8월에 퇴사한 직원의 근로계약서라면 2028년 8월까지 보관해야 한다는 뜻이에요.
보존 대상은 근로계약서만이 아닙니다. 근로기준법 시행령 제22조에 따르면 근로자 명부, 근로계약서, 임금대장, 임금 계산 기초 서류, 고용·해고·퇴직 관련 서류, 승급·감급 관련 서류, 휴가 관련 서류까지 포함됩니다.
이 보존의무를 위반하면 근로기준법 제116조에 따라 500만 원 이하의 과태료가 별도로 부과될 수 있습니다. 근로계약서를 썼지만 3년 내에 분실하거나 폐기했다면, 미작성 처벌과는 별개의 과태료를 추가로 맞을 수 있는 거죠.
근로자는 어떻게 신고할 수 있나?
근로계약서 미작성 신고는 사업장 소재지를 관할하는 지방고용노동청에 접수합니다. 온라인과 오프라인 두 가지 경로가 있으며, 비용은 무료입니다.
- 온라인 신고: 고용노동부 민원마당(labor.moel.go.kr)에 접속 → 민원신청 → 서식민원 → 진정서 작성 후 제출. 민원 유형에서 '근로기준' 항목을 선택하고, 위반 사실란에 근로계약서 미작성·미교부를 기재합니다.
- 방문 신고: 신분증 지참 후 사업장 관할 지방고용노동청 민원실에 직접 방문하여 진정서를 작성·제출합니다.
- 전화 상담: 고용노동부 상담센터(국번 없이 1350)로 전화하면, 신고 절차 안내 및 관할 노동청 연결을 받을 수 있습니다.
접수 후에는 담당 근로감독관이 배정되고, 사업주에게 출석을 요구하여 조사가 진행됩니다. 법 위반이 확인되면 시정 지시 → 불이행 시 검찰 송치 → 약식기소(벌금) 또는 과태료 부과의 순서로 진행되는 게 일반적입니다.
재직 중 신고가 부담스럽다면, 퇴사 후에도 신고가 가능합니다. 근로기준법 제104조 제2항은 신고를 이유로 근로자에게 불이익을 주는 것을 금지하고 있으며, 위반 시 사용자에게 2년 이하 징역 또는 2천만 원 이하 벌금이 부과됩니다.
사업주라면 이것만큼은 반드시 챙기세요.
사업주를 위한 예방 체크리스트
근로계약서 미작성으로 인한 불이익은 전부 예방 가능합니다. 아래 항목을 확인해보세요.
- ✓ 입사 당일 작성·교부 — 근로 시작 전에 근로계약서를 작성하고 근로자에게 한 부를 교부합니다. 며칠 일하고 퇴사해도 미작성 건으로 신고 대상이 될 수 있습니다.
- ✓ 필수 서면명시 4가지 누락 여부 확인 — 임금(구성항목·계산방법·지급방법), 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가. 이 4가지가 빠지면 작성해도 미작성과 동일하게 취급됩니다.
- ✓ 근로조건 변경 시 재작성 — 임금 인상, 업무 변경, 근무지 이동 등 주요 근로조건이 바뀌면 근로계약서를 새로 작성해야 합니다.
- ✓ 교부 확인 서명 받기 — 근로자에게 교부했다는 사실을 확인할 수 있도록, 수령확인란에 서명을 받아두면 "교부 안 했다"는 분쟁을 방지할 수 있습니다.
- ✓ 3년 보존 관리 — 퇴직자 근로계약서도 퇴직일로부터 3년간 보관합니다. 전자문서(PDF 등)도 법적으로 유효합니다.
- ✓ 표준근로계약서 활용 — 고용노동부 홈페이지에서 표준근로계약서 양식을 무료로 받을 수 있습니다. 항목 누락 걱정 없이 활용 가능합니다.
근로계약서 미작성은 벌금·과태료라는 직접 제재, 전과 기록이라는 장기 불이익, 분쟁 시 입증 불능이라는 실질적 손해까지 삼중으로 사용자에게 돌아옵니다. 게다가 반의사불벌죄가 아니라서 신고 후 합의로 무마할 수도 없습니다.
🚀 지금 바로 점검해보세요!사업주라면 오늘 당장 전 직원의 근로계약서 작성·교부·보관 상태를 확인하세요. 근로자라면, 근로계약서를 받지 못했다면 사용자에게 교부를 요청하고, 요청이 거부될 경우 고용노동부(1350)에 상담부터 받아보시길 권합니다.
❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 근로자도 근로계약서 미작성으로 처벌받나요?
아닙니다. 근로계약서 서면 작성·교부 의무는 전적으로 사용자에게 있으며, 근로자에게는 별도의 작성 의무가 부과되지 않습니다. 다만 근로자 입장에서는 근로계약서가 없으면 분쟁 시 자신의 근로조건을 입증하기 어려워질 수 있으므로, 교부를 적극적으로 요청하는 것이 유리합니다.
Q. 카카오톡이나 이메일로 근로조건을 알려줬으면 서면 교부로 인정되나요?
근로기준법 제17조 제2항은 전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자문서를 서면으로 인정합니다. 따라서 법정 필수 항목이 모두 포함된 전자문서를 근로자에게 교부했다면 서면 교부로 인정될 수 있습니다. 다만 단순 카톡 메시지가 '전자문서'에 해당하는지는 사안별로 판단이 다를 수 있어, 정식 근로계약서를 별도로 작성하는 것이 안전합니다.
Q. 하루 일한 일용직도 근로계약서를 써야 하나요?
네. 근로기준법상 근로계약서 작성·교부 의무는 고용 기간이나 근로 형태에 관계없이 적용됩니다. 1일 단기 아르바이트라도 근로관계가 성립하는 이상 서면 교부 의무가 있습니다. 고용노동부에서 배포하는 단시간 근로자용 표준근로계약서를 활용하면 간편하게 작성할 수 있습니다.
Q. 근로감독 과정에서 시정하면 처벌을 피할 수 있나요?
실무적으로 근로감독관이 먼저 시정 지시를 내리고, 사용자가 이를 이행하면 검찰 송치 없이 종결되는 경우가 있습니다. 하지만 이것은 근로감독관의 재량이지 사용자의 권리가 아닙니다. 시정 여부와 관계없이 법 위반 사실 자체는 성립하므로, 처음부터 위반하지 않는 것이 유일하게 확실한 방법입니다.
Q. 근로계약서를 작성했지만 필수 항목이 빠져 있으면 어떻게 되나요?
필수 서면명시 항목(임금 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가)이 누락되어 있다면 미작성과 동일하게 법 위반으로 처리될 수 있습니다. 계약서의 "제목"이나 "형식"이 아니라 법정 필수 사항이 빠짐없이 기재되어 있는지가 기준입니다.
Q. 신고하면 사업주에게 내 이름이 알려지나요?
진정 형태로 신고하면 원칙적으로 신고인 정보가 사업주에게 통보됩니다. 하지만 익명 신고(고발) 형태도 가능하며, 이 경우 근로감독관의 정기·수시 감독 형태로 조사가 진행되어 신고인이 특정되지 않을 수 있습니다. 보복이 우려되는 경우 노동청(1350)에 사전 상담하여 방법을 안내받는 것이 좋습니다.
- 국가법령정보센터 — 근로기준법 제17조(근로조건의 명시) — 서면 교부 의무의 법적 근거
- 국가법령정보센터 — 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) — 3년 보존의무 규정
- 고용노동부 — 근로계약서 안내 및 표준양식 — 미작성 시 벌금·과태료 기준, 표준근로계약서 양식
- 삼일아이닷컴 — 근로계약서 반드시 작성해야 하나요? — 실무상 벌금 부과 수준 및 판례 해설
본 글은 노동법 관련 일반적인 법률 정보를 제공하기 위한 것이며, 개별 사안에 대한 법률 자문을 대체하지 않습니다. 벌금·과태료 금액과 적용 기준은 법 개정이나 시행령 변경에 따라 달라질 수 있으므로, 최신 정보는 고용노동부 또는 국가법령정보센터에서 반드시 확인하시기 바랍니다. 구체적인 노동 분쟁 상황에서는 노무사 또는 노동 전문 변호사의 상담을 권장합니다. 본 글은 특정 제품/브랜드의 협찬 없이 작성되었습니다.
KSW블로거 님이 직접 작성한 글입니다
📧 ksw4540@gmail.com
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